RSPO wyróżnia trzy możliwe modele łańcucha dostaw oleju palmowego i jego pochodnych:
- „Zachowanie tożsamości”
- „Segregacja”
- „Bilans masy”
W każdym z tych modeli RSPO wyznaczone są zasady dotyczące kontroli produkcji oleju RSPO i wyrobów zawierających certyfikowany olej palmowy.
Każda organizacja, chcąc uzyskać certyfikat RSPO, musi zdecydować się na stosowanie przynajmniej jednego z przedstawionych modeli, oraz dostosować produkcję do odpowiednich wymagań związanych z wybranym modelem. Możliwe jest zastosowanie w jednej organizacji połączenia kilku modeli łańcucha dostaw. Organizacja może jednak wybrać tylko taki system, jaki jest stosowany przez jej dostawcę oleju RSPO, lub model mniej restrykcyjny.
Zachowanie tożsamości (ang. Identity Preserved – IP)
Zgodnie z modelem IP, certyfikowany olej palmowy RSPO pochodzi z jednej certyfikowanej plantacji i jest oddzielony od pozostałego oleju palmowego w całym łańcuchu dostaw. Model IP pozwala na bardzo łatwe prześledzenie pochodzenia oleju palmowego. W wyrobach wyprodukowanych w systemie Zachowania tożsamości, 100% oleju palmowego jest olejem certyfikowanym. Zachowanie tożsamości jest najbardziej restrykcyjnym modelem łańcucha dostaw RSPO
Segregacja (ang. Segregation – SG)
Zgodnie z modelem Segregacji, certyfikowany olej palmowy RSPO może pochodzić z kilku różnych certyfikowanych plantacji i jest oddzielony od niecertyfikowanego oleju w całym łańcuchu dostaw. Model SG zapewnia, że 100% oleju palmowego użytego do produkcji danego wyrobu pochodzi ze zrównoważonych upraw. Organizacje stosujące ten model muszą zagwarantować dzięki odpowiednim procedurom, że olej certyfikowany nie zostanie wymieszany z olejem pochodzącym z niecertyfikowanych źródeł
Bilans masy (ang. Mass Balance – MB)
Zgodnie z modelem MB certyfikowany olej palmowy może być wymieszany z niecertyfikowanym olejem w całym łańcuchu dostaw. Jest to najmniej restrykcyjny system, jednak wymaga od organizacji dokładnego wyliczania ilości certyfikowanego oleju palmowego w swoich wyrobach. Istotne jest wykazanie, że ilości certyfikowanego oleju w wyprodukowanych wyrobach nie przekraczają ilości oleju RSPO w zakupionych materiałach. Zwykle należy w tym wypadku uwzględnić straty produkcyjne, dlatego zazwyczaj ilość oleju w gotowych wyrobach jest mniejsza od ilości użytej do produkcji.
Wdrażanie zasad RSPO – przygotowanie organizacji do certyfikacji RSPO
Warunkiem uzyskania certyfikatu jest spełnienie przez organizację wymagań standardu RSPO – „RSPO Supply Chain Certification Standard”.
Etapy wdrażania zasad RSPO
Ustalenie i wdrożenie procedur
Standard wymaga ustalenia i wdrożenia odpowiednich procedur i/lub instrukcji pracy. W zależności od wybranego modelu łańcucha dostaw, procedury będą się różnić. W przypadku modeli IP (Identity Preserved) oraz SG (Segregation), procedury mają zapewnić skuteczne oddzielenie materiałów i gotowych wyrobów certyfikowanych od niecertyfikowanych, zarówno w magazynie jak i podczas produkcji. Model MB (Mass Balance) wymaga zaś procedur gwarantujących dokładny nadzór nad ilością oleju certyfikowanego w zakupionych i sprzedawanych wyrobach i materiałach. Ponadto, przy każdym z modeli, niezwykle istotne jest weryfikowanie dostawców oleju RSPO oraz umieszczanie odpowiednich informacji na fakturach wyrobów sprzedawanych z oświadczeniami RSPO. Organizacja musi przechowywać odpowiednie dokumenty i zapisy potwierdzające spełnianie tych wszystkich wymagań
Szkolenia z wymagań standardu RSPO dla personelu
Ważne jest, aby każda osoba, której praca ma znaczenie dla skuteczności wdrażanego systemu RSPO, była świadoma swojej roli. Szkolenie powinno być zaplanowane i udokumentowane.
W ramach przygotowań nie należy także zapomnieć o wyznaczeniu osoby w organizacji, która będzie odpowiedzialna za wdrożenie wymagań RSPO. Osoba ta powinna być w stanie w trakcie audytu zademonstrować swoją wiedzę na temat wymagań oraz procedur funkcjonujących w organizacji
Przeprowadzanie przeglądu zarządzania
W trakcie którego zweryfikowane zostaną wyniki audytów, oraz wszelkie inne informacje mające znaczenie dla funkcjonującego systemu RSPO, takie jak opinie klientów czy zmiany w organizacji.
Członkostwo w organizacji RSPO
Kolejnym z wymagań RSPO dla wszystkich organizacji będących częścią certyfikowanego łańcucha dostaw jest dołączenie do programu członkowskiego RSPO.
W celu dołączenia do wybranego programu członkowskiego RSPO, należy zarejestrować się na stronie internetowej RSPO, wypełnić odpowiedni formularz aplikacyjny oraz uiścić roczną opłatę. Aplikacja zostanie zweryfikowana przez RSPO, które wyda odpowiednią decyzję i przyzna numer członkowski. Proces przyznawania numeru członkowskiego może potrwać do około 6 tygodni. Koszty członkostwa różnią się w zależności od rodzaju programu członkowskiego. Informację na temat dokładnych kwot można znaleźć na stronie internetowej RSPO.
W zależności od rodzaju i zakresu prowadzonej działalności, należy wybrać jeden
z dostępnych rodzajów członkostwa:
Ordinary Membership
Ten rodzaj członkostwa jest dostępny dla wszystkich organizacji będących częścią łańcucha dostaw certyfikowanego oleju palmowego RSPO – od plantatorów aż do sprzedawców, których roczny obrót olejem palmowym i jego pochodnymi przekracza 500 ton. Ordinary Membership umożliwia organizacjom czynny udział w pracach RSPO:
- uprawnia do głosowania na każdym ze spotkań Zgromadzenia Ogólnego RSPO
- uprawnia do startowania w wyborach do Zarządu RSPO
Ordinary Membership uprawnia także do dostępu do wszystkich dokumentów i opracowań przygotowanych przez RSPO.
Supply Chain Associate Membership
Ten rodzaj członkostwa jest przeznaczony dla organizacji będących częścią łańcucha dostaw, które zakupują, sprzedają lub przetwarzają nie więcej niż 500 ton oleju palmowego i jego pochodnych rocznie. Supply Chain Associate Membership nie zapewnia organizacjom prawa głosu ani uczestnictwa w spotkaniach Zgromadzenia Ogólnego RSPO.
Affliate membership
Trzeci rodzaj członkostwa nie jest przeznaczony dla organizacji będących częścią łańcuch dostaw. Chociaż taki rodzaj programu członkowskiego nie umożliwia udziału w głosowaniach czy zebraniach RSPO, umożliwia on każdej osobie czy organizacji okazanie wsparcia organizacji RSPO oraz do publicznego informowania o nim.
Zasady rejestracji w PalmTrace
Przed przystąpieniem do certyfikacji należy również zarejestrować swoją organizację na specjalnej platformie internetowej RSPO – PalmTrace. Rejestracji dokonuje Organizacja samodzielnie, podając podstawowe dane kontaktowe oraz informacje o działalności swojej firmy. Przy rejestracji należy podać również swój numer członkowski, dlatego niemożliwe jest zarejestrowanie się w systemie PalmTrace przed przystąpieniem do programu członkowskiego RSPO.
PalmTrace jest internetowym systemem dającym możliwość śledzenia procesu wytwarzania i obrotu certyfikowanym olejem palmowym RSPO na całym świecie. PalmTrace spełnia dwie funkcje. Po pierwsze, stanowi platformę, na której wszystkie transakcje oleju palmowego (do etapu rafinerii) muszą być rejestrowane. Drugą funkcją PalmTrace jest baza danych klientów, w której jednostki certyfikujące mają obowiązek publikować raporty z audytów i certyfikaty.
Przygotowana organizacja może przystąpić do procesu certyfikacji RSPO:
Dopełnienie formalności
Pierwszym krokiem, który należy wykonać w celu rozpoczęcia całej procedury jest KONTAKT z jednostką certyfikującą i wypełnienie Wniosku o wycenę. Na podstawie informacji podanych we wniosku, Jednostka przygotowuje ofertę na certyfikację, obejmującą koszty przeprowadzenia audytu, opracowania dokumentacji z audytu oraz wydania certyfikatu ważnego w całym cyklu certyfikacji (5 lat). Po akceptacji Oferty, podpisana zostaje Umowa na certyfikację oraz uzgodniony zostaje najbardziej optymalny termin audytu.
UWAGA: Jeśli po kliknięciu na link do wniosku otworzy się nowa karta jednak bez formularza oraz z informacją “please wait … […]” proszę zapisać ten plik na dysku komputera i otworzyć go za pomocą programu typu adobe reader lub podobnego (za pomocą innego programu niż przeglądarka internetowa).
Podejście do audytu certyfikującego
Audyt polega zwykle na wizycie audytora w siedzibie firmy Klienta. Audytor dokonuje przeglądu dokumentacji, odwiedza poszczególne oddziały firmy oraz przeprowadza rozmowy z pracownikami. W przypadku organizacji wielooddziałowych, audytowana jest zawsze centrala firmy oraz pewna część oddziałów. Jeśli organizacja zleca na zewnątrz działania związane z przetwarzaniem wyrobów objętych certyfikacją, może zaistnieć również konieczność przeprowadzenia audytu u tego podwykonawcy.
W trakcie audytu, weryfikacji podlegają:
- procedury związane z wdrożonym systemem zarządzania łańcuchem dostaw
- plan szkoleń oraz kompetencje personelu w zakresie systemu RSPO
- sposób produkcji i jego zgodność z zasadami wybranego modelu łańcucha dostaw
- dokumentacja zakupowa oraz sprzedażowa
- zastosowanie znaku handlowego RSPO
Weryfikacja dokumentacji audytowej
Po skończonym audycie przygotowany zostaje szczegółowy raport, zawierający wnioski dotyczące systemu funkcjonującego w organizacji, informacje o ewentualnych niezgodnościach oraz rekomendację audytora dotyczącą certyfikacji (w razie braku niezgodności). Raport zostaje przesłany do klienta oraz do biura centralnego jednostki do weryfikacji.
Przyznanie certyfikatu
Jeśli decyzja jest pomyślna, organizacja otrzymuje certyfikat. Jeśli w trakcie audytu zostały zidentyfikowane jakieś niezgodności, jednostka certyfikująca nie przyzna certyfikatu dopóki niezgodności nie zostaną skutecznie zamknięte.
Certyfikat jest przyznawany na okres 5 lat
W tym czasie, jednostka certyfikująca co roku przeprowadza audyty nadzorujące. Zadaniem takich audytów jest uzyskać potwierdzenie ciągłego spełniania przez Organizację wymogów standardu RSPO. Pomyślne przejście corocznych audytów jest warunkiem koniecznym utrzymania certyfikatu. Jeśli po upływie pięciu lat, organizacja w dalszym ciągu będzie chciała posiadać certyfikat, możliwe będzie wydłużenie jego ważności na kolejny cykl certyfikacji. Można tego dokonać poprzez przejście audytu re-certyfikującego, który musi się odbyć najlepiej na trzy miesiące przed upływem ważności certyfikatu.
